Un eveniment privat de succes va însemna pregătiri minuţioase, cu atenţie la detalii şi la tot ce ţine de organizare, imaginaţie, creativitate şi multă implicare. Cum timpul pe care îl ai la dispoziţie nu este niciodată suficient nici pentru ce ai de făcut în viaţa de zi cu zi, o firmă de organizare evenimente va fi cea mai bună soluţie pentru a avea un eveniment aşa cum ţi-ai dorit, indiferent de tipul de eveniment avut în minte. Cu o firmă organizare evenimente cu experienţă evenimentul tău va fi un real succes şi va fi apreciat de toţi cei care vor asista la el.
O firmă de organizare evenimente cu experienţă se va ocupa de toate pregătirile de dinainte de eveniment, de managementul de proiect, de desfăşurarea evenimentului, dar şi de tot ce se întâmplă după eveniment. Practic, odată ce angajezi profesioniştii cu experienţă în organizarea evenimentelor, toate detaliile evenimentului tău sunt gestionate, promovarea, dacă este nevoie de ea şi tot ce ţine de marketing, de management nu va mai reprezenta o problemă stresantă.
Te bazezi mereu pe experienţa specialiştilor din echipa firmei de organizare evenimente, ai planificat în detaliu evenimentul, stabileşti împreună cu ei ce se va întâmpla şi cum se va desfăşura totul.
Eşti informat în permanenţă despre etapele desfăşurate, ai informări şi toate detaliile la un click distanţă, ai acces imediat la echipa care se ocupă de evenimentul tău, telefonic sau via mijloace moderne de comunicare. De la început ştii că vei colabora cu cei mai buni oameni din domeniu, ai încredere că totul se va desfăşura ca la carte şi invitaţii tăi vor fi mulţumiţi de atmosferă şi de toate momentele evenimentului.
Avantajele importante ale colaborării cu o firmă organizare evenimente
Ce alte avantaje ai dacă începi o colaborare cu o firmă organizare evenimente?
- Eşti mai puţin stresat;
- Economiseşti timp şi bani;
- Ai timp să te ocupi de alte aspecte ale evenimentului şi de tine, să te bucuri de eveniment;
- Ai siguranţa că evenimentul se va desfăşura aşa cum trebuie, fără probleme;
- Ai un eveniment creativ şi foarte bine organizat din toate punctele de vedere;
- Te încadrezi în bugetul pentru eveniment;
- Găseşti locaţia perfectă pentru eveniment foarte uşor;
- Primeşti expertiza legală şi firma se ocupă de toate actele şi birocraţia din spatele evenimentelor;
- Comunicare mai bună cu toţi cei implicaţi în organizarea evenimentelor;
- Ai toate deadline-urile respectate şi tot ce îţi trebuie pentru eveniment livrat la timp şi aranjat cum trebuie.
Este important să distingem corect între planificarea evenimentului şi managementul evenimentului. Planificarea tine de tot ce înseamnă un eveniment, se organizează şi se gândesc toate aspectele sale. Este doar un pas în procesul de management al unui eveniment. Se stabilesc date, locaţii, scopul evenimentului, idei pentru eveniment, tematici, se fac rezervări, se stabilesc meniuri, ambianţă, muzică, invitaţiile.
Managementul de eveniment are mai multe etape, planificarea, marketingul de eveniment şi înregistrarea invitaţilor. Se implementează fiecare aspect al evenimentului şi se gestionează îndeaproape evenimentul, se bazează foarte mult pe coordonare şi planificare.
Alegerea corectă a firmelor de organizare evenimente
Cum alegi corect firma organizare evenimente?
- Defineşti clar obiectivele şi bugetul alocat
Înainte de a căuta firma de organizare evenimente te gândeşti de ce locaţie ai nevoie, ce public ţintă ai, ce mărime va avea evenimentul tău. Stabileşti bugetul real în funcţie de aceşti factori.
- Parcurge review-uri, părerile despre firma de organizare evenimente
Vezi ce fel de evenimente a organizat în trecut, ce spun cei care au mai apelat la firmă, dacă există un portofoliu. Firmele care au doar review-uri pozitive şi experienţă pe piaţă vor fi primele pe lista ta.
- Idei creative şi inovaţie
Este foarte important ca firma organizare evenimente să vină cu cele mai bune idei creative şi originale pentru evenimentele tale. Firma aleasă trebuie să aibă o echipă creativă care să poată genera concepte şi idei fresh mereu, elemente interactive care vor atrage atenţia celor prezenţi.
- Ţine cont de procesul de planificare a evenimentului
Este nevoie de organizare, de planificare în detaliu, de control asupra etapelor din planificare şi de o comunicare foarte bună client-firmă. De la consultarea iniţială, discuţii aplicate la dezvoltarea conceptului agreat şi până la planificare şi execuţie, evaluare după evenimente, pe toate trebuie să le poţi primi de la firmă.
- Caută flexibilitate şi abilităţi de rezolvare rapidă a problemelor apărute
Vei colabora cu firme de organizare evenimente care îţi dovedesc că pot organiza orice fel de evenimente, nu contează mărimea lor şi cerinţele. De asemenea, trebuie să reacţioneze imediat şi să rezolve problemele apărute înainte sau în timpul evenimentelor, fără a afecta evenimentul şi desfăşurarea sa.
- Alege în funcţie de resursele disponibile
Firma de organizare evenimente trebuie să ofere acces la resurse cât mai multe şi la o reţea de parteneri eventual ca să poţi organiza rapid orice eveniment doreşti. Cu cât mai multe resurse moderne puse la dispoziţia clienţilor, cu atât mai bine.
- Stabileşte discuţii directe cu echipa ce va lucra la evenimentul tău
Este foarte important să ai şi discuţii faţă în faţă şi să vezi ce fel interacţionezi cu firma organizare evenimente, ce fel de feedback primeşti şi ce aşteptări sunt. Poţi lămuri în cadrul discuţiilor şi eventuale întrebări şi lucruri importante pentru tine.
